Nerijetko se susrećemo s idejom da poslodavac ima pravo nadzirati sadržaj elektroničke komunikacije radnika jer se radi o službenoj adresi elektroničke pošte, a za komunikaciju se koristi informatička oprema u vlasništvu poslodavca.
Elektronička komunikacija (e-pošta, aplikacije za razmjenu poruka, telefonski razgovori i dr.) upućena iz poslovnih prostora i s informacijske opreme u vlasništvu poslodavca može biti obuhvaćena pojmom „privatnog života” i „korespondencije” u smislu članka 8. stavka 1. Konvencije za zaštitu ljudskih prava i temeljnih sloboda, koju često zaboravljamo jer se fokusiramo isključivo na Opću uredbu o zaštiti podataka.
Prema mišljenju Agencije za zaštitu osobnih podataka poslodavac može izvršiti uvid u poslovnu e-poštu kako bi zaštitio određena prava i interese i kako bi se zaštitio od mogućih nezakonitih poteza radnika. Agencija navodi da samo iznimne okolnosti mogu opravdati nadzor sadržaja komunikacije te kao primjere navodi „sigurnosne incidente, povredu radne dužnosti, odavanje poslovnih informacija konkurentu i sumnju na mobbing“.
Nadalje, kao opravdan razlog nadzora sadržaja komunikacije, prema smjernicama Radne skupine 29 Working document on the surveillance of electronic communications in the workplace, navodi se nesmetani nastavak poslovne korespondencije uslijed odsustva radnika zbog bolovanja ili drugih nepredviđenih okolnosti, ako korespondencija nije moguća na drugi način, primjerice putem automatskih odgovora ili prosljeđivanjem pristigle pošte na drugu adresu.
Međutim, navedeni primjer je iznimka jer poslodavci moraju unaprijed definirati pravila poslovne komunikacije i osigurati da su važna dokumentacija i druge informacije iz predmetnog poslovnog odnosa dostupne odgovornim osobama, a ne samo zaposleniku koji je je zadužen za komunikaciju s klijentom. Ovo se postiže najjednostavnijim metodama – uključivanje u komunikaciju druge odgovorne osobe (cc) te spremanje dokumentacije u npr. dijeljeni direktorij. Na taj način, redovnim ili iznenadnim odlaskom ključnog zaposlenika neće doći do teškoća u nastavku poslovne komunikacije i neće biti potrebe da se nadzire sadržaj elektroničke komunikacije radnika.
U odnosu na pravnu osnovu za predmetnu obradu podataka, ističemo da radnici gotovo nikada nisu u situaciji da slobodno daju, odbiju ili povuku privolu s obzirom na ovisnost koja proizlazi iz odnosa s poslodavcem. Ni u ovom slučaju privola nije rješenje.
Poslodavac bi za nadzor sadržaja elektroničke komunikacije radnika trebao dokazati postojanje svojeg legitimnog interesa, odnosno dokazati da interes koji se želi zaštititi predmetnim nadzorom i stupanj ugroze koji prijeti tom interesu prevladava nad pravom na zaštitu privatnosti radnika.
Poslodavac posebno treba procijeniti jesu li svi podaci koji će biti prikupljeni i obrađeni nužni, nadilazi li obrada podataka opća prava na privatnost koja radnici imaju na radnome mjestu, te koje se mjere moraju poduzeti kako bi se osiguralo da su eventualna kršenja prava na privatni život i prava na tajnost komunikacija ograničena na minimum.
Nadzor elektroničke pošte mogu opravdati samo iznimne okolnosti, a u slučaju uvođenja takvog nadzora isti je potrebno detaljno propisati internim aktom te na transparentan, jednostavan i lako razumljiv način definirati okolnosti i uvjete eventualnog nadzora.
Također, poslodavac treba predvidjeti i definirati protokole o daljnjem postupanju i uporabi e-pošte bivših radnika. Prestankom radnog odnosa prestala je svrha uporabe adrese e-pošte koja je bila dodijeljena radniku kojem je prestao radni odnos te je poslodavac dužan istu deaktivirati (i obrisati sadržaj) i to u trenutku prestanka radnog odnosa ili, u opravdanim okolnostima, u razumnom razdoblju nakon prestanka radnog odnosa.
