Information Commissioner’s Office (ICO) je dopunio svoje smjernice o pravu na pristup osobnim podacima (Guidance on the Right of Access). U smjernicama su se fokusirali na tri ključna pitanja za koja su do sada dobili veliki broj upita.
Jedan od problema s kojima se voditelji obrade susreću kod ispunjavanja prava ispitanika na pristup jest – vrijeme. Konkretno, nakon što ispitanik postavi zahtjev, voditelj obrade se tipično javlja ispitaniku s dodatnim pitanjima kako bi se dodatno pojasnio ispitanikov zahtjev. Taj proces može potrajati pa voditeljima obrade u konačnici ostaje bitno manje vremena za pripremu konačnog rješenja takvog zahtjeva ispitanika. Za takve situacije ICO zauzima stav da se vrijeme tijekom kojeg voditelj obrade čeka pojašnjenja od ispitanika ne pribraja u ukupno vrijeme rješavanja zahtjeva.
Pitanje prekomjernih zahtjeva je još jedan od izvora glavobolja za voditelje obrade – što se može, a što se ne može smatrati prekomjernim zahtjevom? ICO u svojim smjernicama prepoznaje “neutemeljene” i “prekomjerne” zahtjeve, objašnjava što bi oni bili te zauzima stav da bi voditelji obrade u tim slučajevima mogli odbiti postupiti po zahtjevu ispitanika. U slučaju da voditelj obrade odbije postupiti po zahtjevu ispitanika, dužan ga je informirati o razlozima zbog kojih je odbio postupiti po zahtjevu, te o postojanju prava da ispitanik uloži prigovor nadzornom tijelu i potražuje svoja prava u sudskom procesu.
Naposljetku, pitanje naplate za postupanje po zahtjevu ispitanika. Rješavanje zahtjeva za pravo na pristup osobnim podacima za ispitanika je besplatno, međutim postoje i iznimke – ako je zahtjev ispitanika neutemeljen, prekomjeran ili ako je ispitanik ponovio zahtjev nakon što je već dobio odgovor od voditelja obrade. U takvim situacijama voditelj obrade može naplatiti od ispitanika određeni iznos za postupanje po zahtjevu. U kojem iznosu? ICO u smjernicama navodi što je sve potrebno uzeti u obzir pri određivanju visine naknade za postupanje po zahtjevu ispitanika, što može uključivati cijenu utrošenog materijala, dostave, vremena koje je utrošeno itd. Osim toga, ICO drži stav da voditelj obrade u takvim slučajevima nije dužan odgovoriti na zahtjev sve dok ispitanik nije platio navedenu naknadu.
Ažurirane smjernice o pravu na pristup su vrlo opsežne i detaljno objašnjavaju veliki broj mogućih situacija. Svakako ih pročitajte na njihovom webu ili preuzmite PDF. Napominjemo da su ICO smjernice pripremljene uzimajući u obzir zahtjeve GDPR-a, ali i Data Protection Acta koji je na snazi u UK i ne primjenjuje se u RH. Zbog toga postoji mogućnost da nisu svi savjeti primjenjivi za voditelje obrade u RH. Za službeno pojašnjenje uvijek se možete javiti Agenciji za zaštitu osobnih podataka. Ili nama na horvathwolf.eu.
